Communicatiekanalen: vergadering en vergaderverslag
In een organisatie liggen veel communicatiemomenten vast. Dat lijkt heel vanzelfsprekend, maar dat is het absoluut niet voor iedere werknemer. Vraag bijvoorbeeld aan de gemiddelde gemeenteambtenaar hoe zo’n gemeente werkt en ze blijven erg snel steken in onduidelijkheid over de precieze gang van zaken. Wie communiceert met wie waarover en met welk recht van spreken? Vooral dat laatste doet ertoe!
Een vergadering bijvoorbeeld is een communicatiekanaal bij uitstek. Erna volgt meestal een verslag van de vergadering. Nog steeds zie je dat er verslagen zijn waarin de schrijver heeft geprobeerd zo goed als letterlijk het verloop van de vergadering te volgen. Dat betekent dat de naam van iedere spreker en vrijwel alle uitspraken van diegene erin staan, direct of indirect geformuleerd. Dat is niet het doel van een vergaderverslag. Een vergadering is namelijk een communicatiemoment voor een verzameling van functies in een organisatie op een vastgesteld moment omdat dat noodzakelijk is. Er zijn mensen aangenomen om die functies te vervullen en ja, zij hebben namen. Maar ze zijn niet uitgenodigd vanwege hun naam, wel om hun functiebijdrage aan de vergadering. Tijdens een vergadering neemt men besluiten en maakt men afspraken. De vergadering is dus het officiële moment waarop dat gebeurt. Wat dan beslist wordt ligt vast, tenzij het op het volgende officiële vergadermoment wordt veranderd. In een verslag moet dus goed leesbaar zijn wat men heeft afgesproken en besloten op een vergadering en waarom. Ook is het erg belangrijk na te kunnen gaan welke functies aanwezig waren bij de beslissingen. Als men later een vergelijkbare beslissing moet nemen, kan de informatie uit de archieven daarbij helpen. Een herhaling van redenatiefouten kun je zo misschien voorkomen. Als bijvoorbeeld een financiële beslissing is genomen terwijl de financiële vrouw of man niet aanwezig was op een vergadering, kan dat heel bepalend zijn voor het resultaat en volgende beslissingen. Dat moet dus na te gaan zijn. Ook kan men achteraf goed nagaan dat het beter was geweest andere functies in het beslissingsproces te betrekken of weer andere te negeren. Een vergaderverslag is dus heel belangrijke documentatie voor een organisatie.
Heel bepalend allemaal voor een vergaderverslag. Daarom kan ook niet zo maar iedereen een vergaderverslag maken. Een absolute voorwaarde voor het schrijven van een goed verslag is kennis van de besproken onderwerpen. In ieder geval moet er voor de schrijver de mogelijkheid zijn iets na te vragen bij de voorzitter.
Het officiële moment dat een vergadering is, maakt dat vanaf het vergadermoment de besproken onderwerpen en de besluiten en/of afspraken erover gelden. De wandelgangen doen er niet zo heel veel toe. De nuanceringen of onwaarheden die daar vandaan komen, gelden niet. Het communicatiekanaal dat rechtsgeldig is, is het verslag van de vergadering. ©
Scriptor trainer communicatie
Related Posts
Spreken of Schrijven →
Leesbaarheid →
Training: goedkoper en snel! →
