Communicatiekanalen: Notuleren in het groen
Tussen de afdelingsplanten zit, zo onopvallend mogelijk, de notulist(e… meestal!) te wachten op de vergadersukkels van dit moment. Een voor een druppelen ze binnen en groeten nadrukkelijk de voorzitter, de notulist(e) lopen ze voorbij. Het vergaderverslag van de vorige bijeenkomst nemen ze snel nog even door en dan start het overleg. Niemand groet de notulist, ondergewaardeerd deelnemer aan de vergadering. Maar vraag aan de vergaderdeelnemers: “Wie wil er vandaag notuleren want Sodelefie is er niet? ” dan kijken ze allemaal naar buiten, in hun managementkoffertjes en snuiten hun neus want dát willen ze tot iedere prijs voorkomen ! Notuleren is moeilijk, vermoeiend, kost veel tijd, moet kloppen, gebonden aan een deadline en je kunt ermee door de mand vallen….
De notuliste is de afdelingssecretaresse, zonder enige inhoudelijke weet van de onderwerpen op de agenda. Een goed vergaderslag is dan onmogelijk. Want: hoe moet de notuliste relevante opmerkingen onderscheiden van irrelevante en dus hoofd- van bijzaken scheiden zonder achtergrondkennis van de agendapunten? Dat kan alleen op gevoel en afleidend uit de commotie tijdens de vergadering, maar die kan heel misleidend zijn. Zie ook artikel: vergadering en vergaderverslag.
Een notulist
* heeft een hoofdrol voor, tijdens en na afloop van een vergadering. De producent van het belangrijke verslag van een officieel communicatiemoment van een organisatie moet de kans krijgen die taak goed te doen;
* kent de onderwerpen op de agenda en kan daar vragen over stellen bij de betrokkenen voor de vergadering;
* heeft recht op een toelichting voor, tijdens en na een vergadering als de vergaderonderwerpen nieuw of onbekend zijn;
* heeft recht op ondersteuning van de voorzitter, die aan het eind van ieder agendapunt vraagt of de notulist nog vragen heeft;
* heeft recht op een goed geleide vergadering door de voorzitter;
* heeft recht op een samenvatting door de voorzitter aan het eind van ieder agendapunt;
* mag uiteraard vergadering onderbreken bij onduidelijkheden.
Er is maar een deelnemer aan de vergadering die de bijeenkomst vol aandacht heeft gevolgd, de notulist. De voorzitter is een goede tweede, als het goed is. Over de andere deelnemers geen opmerkingen…
Praktijk:
Een cursiste vertelde over een overheidsorganisatie in den lande: op een mooie morgen moest zij onverwacht, een 2,5 uur durende treinreis ‘aanvaarden’ om aansluitend in de regeringsstad een 6 uur durende ( + uitloop van zo’n 2 uur) vergadering van haar onbekende deelnemers over nog onbekendere onderwerpen te notuleren … Oh en nee, men was ontevreden over het verslag!
TXTbureauToThePoint voor heldere tekst en schrijf- en taaltraining
Related Posts
Spreken of Schrijven →
Leesbaarheid →
Training: goedkoper en snel! →
